Eine Archivnotiz ist kein Tagebuch jeder Bearbeitungssitzung. Sie beschreibt, was eine andere Person oder dein späteres Ich vor der Nutzung wissen muss. Lege sie an einem erwartbaren Ort nahe der obersten Archivebene ab und verwende ein Format, das nicht vom Fortbestand der Fotoanwendung abhängt.
Beginne mit dem Umfang. Nenne Projekt oder Sammlung, ungefähre Daten und enthaltene Materialien. Beschreibe bekannte Ausschlüsse deutlich. Enthält ein Ordner nur ausgewählte Bilder statt aller Aufnahmen, muss das erkennbar sein. So wird das Fehlen eines Fotos nicht als Beweis missverstanden, dass es nie entstanden sei.
Erkläre Hauptordner nach ihrer Aufgabe. Benenne Originale, Arbeitsprojekte, Exporte und getrennte Text- oder Metadatendateien. Nenne die für editierbare Arbeit erforderliche Anwendung und gegebenenfalls anderswo gespeicherte Quellen. Verwende echte Ordnernamen, damit die Beschreibung ohne Vermutungen nachvollziehbar bleibt.
Ausnahmen festhalten
Besonders wichtig sind oft Sonderfälle: ein fehlendes Original, ein unsicheres Datum, ein anzuschließendes Laufwerk oder ein fertiges Bild ohne erhaltenes Bearbeitungsprojekt. Formuliere sachlich. „Original bei der Prüfung an diesem Datum nicht gefunden“ ist etwas anderes als „Original endgültig verloren“. Die Notiz darf nicht sicherer klingen als die Belege.
Beschreibe die aktuelle Sicherungsanordnung, ohne Passwörter oder Wiederherstellungsgeheimnisse in einer gewöhnlichen Textdatei abzulegen. Nenne den Arbeitsort und den vorgesehenen Ort einer getrennten Sicherung. Wurde eine Wiederherstellung getestet, notiere Datum und Prüfumfang, statt die gesamte Sammlung als garantiert sicher zu bezeichnen.
Ergänze einen kurzen Abschnitt zu nächsten Schritten nur bei offener Arbeit. Zwei konkrete Aufgaben helfen mehr als eine ehrgeizige Liste, die niemand pflegt. „Personen im Ordner Familientreffen identifizieren“ gibt einer späteren Sitzung einen klaren Anfang.
Datiere die Notiz und aktualisiere sie bei Strukturänderungen. Erhalte alte Entscheidungen nur, wenn sie eine aktuelle Besonderheit oder offene Frage erklären. Eine lesbare Seite, die zum Archiv passt, ist besser als ein langes Dokument mit veralteten Pfaden. Der Test lautet: Kann jemand ein Original finden, eine fertige Fassung verstehen und wichtige Grenzen erkennen, ohne dass du die Geschichte mündlich rekonstruierst?
